El PDCA es un sistema que se utiliza dentro de las empresas para lograr que los procesos estén en evolución constante. Este nombre por siglas viene de abreviar “Plan, Do, Check, Act”, que son los 4 pasos base: planear, hacer, verificar y actuar. Ya que siguiéndolos se pueden incrementar los niveles de productividad resolviendo todos los problemas que se puedan presentar.
En español, suele también manejarse bajo el nombre de ciclo de Deming, ya que está basado en un concepto ideado por William Deming. Él fue un profesor universitario y estadístico quién es considerado el padre de la “Revolución de la Calidad”, por su aporte al desarrollo de Japón.
Un poco más de historia
Te sorprenderá saber que aunque lleva el nombre de Deming su creador en sí no fue este profesor. Se ganó el título gracias a la difusión con sus trabajos, pero fue Walter Shewhart, padre del control estadístico quién lo inventó. El nombró por primera vez el ciclo en 1933 en sus publicaciones, para luego trabajar con Deming. Este último lo consideró su mentor y guía, solo que después de que se desatara la Segunda Guerra Mundial, sus caminos se separaron.
Al pasar la guerra, Deming vuelve de Estados Unidos y decide llegar a Japón. Enseñando a académicos y empresarios nativos el ciclo, ellos encantados empezaron a aplicarlo. Por esto es que al afianzarse como un método reconocido para las empresas, toma su apellido. Teniendo vigencia en la actualidad como parte de la estructura de implementación, mantenimiento y mejora de procesos.
Etapas del PDCA
Las empresas deben aprender a configurar planes de gestión y mejora continua. Para poder lograr conseguir mejoras en su competitividad y calidad de sus procesos, disminuyendo costos, fallos, optimizando la productividad y eliminando riesgos. El ciclo está compuesto por 4 etapas que ya te nombramos, ahora te las explicaremos de manera sencilla.
Plan o planificar
Esta es la primera etapa del PDCA, es donde se analizan los problemas para planear con anticipación soluciones. Esta es la fase más influyente de las cuatro, se usan métodos como los grupos de trabajo, encuestas entre trabajadores y búsqueda de nuevas tecnologías. Para desarrollar un plan efectivo se debe:
-
Localizar el problema que se desea mejorar.
-
Establecer objetivos que alcanzar.
-
Definir indicadores de control.
-
Buscar métodos y herramientas para llevar todo lo anterior a cabo.
Algunas de las herramientas más usadas son los diagramas de Gantt, para la planificación y el seguimiento de las actividades. El método de diseño intuitivo Poka-yoke, que es un diseño a prueba de errores. La matriz de análisis modal de fallos y efectos, o AMFE según sus siglas. O la lluvia de ideas “brainstorming” que ayuda a la participación de todas las partes implicadas.
La etapa Do o del hacer
En la segunda etapa los trabajadores empiezan a realizar cada una de las asignaciones planteadas, siguiendo los parámetros de la etapa anterior. Se suele hacer una prueba piloto que incluye, introducir las modificaciones al plan inicial si el resultado de las correcciones no ha sido positivo.
Es imprescindible que se lleven registros de todo lo que se ha logrado desarrollar y qué resultados se obtuvieron de la planificación. No es sencillo empezar con la implementación de nuevos métodos de organización y ejecución. Así que formar al personal en PDCA es esencial para que ninguna etapa se tambalee.
Verificar o Check
Tiene que transcurrir cierta cantidad de tiempo desde el paso anterior para entrar a la etapa tres. Luego, se procede a evaluar los resultados para ver en qué medida se cumplió. Usando el Diagrama de Pareto, las check lists y las KPI's, mientras se revisan los objetivos. Se deben controlar las causas críticas como la calidad del servicio o la forma de operar.
Act o la etapa de actuar
Finalmente se empiezan a analizar los resultados, dejando atrás el periodo de prueba. Tomando decisiones en base a todo el aprendizaje que se obtuvo en las etapas anteriores. Si se cumplieron con todos los objetivos, este plan se implantará de forma definitiva. Si ocurre lo contrario, se irán haciendo correcciones hasta empezar un nuevo ciclo. Por esto se le denominó ciclo, pues siempre vuelve al inicio tras encontrarse nuevos problemas.
Propósitos del ciclo de Deming
Hay diversos propósitos del ciclo de Deming, debido a que es bastante completo a la hora de mejorar procesos. Este divide en pasos más pequeños lo que sería un proceso complicado, que puede llegar a fallar por desorganización. Es sumamente eficiente cuando se desea iniciar Six Sigma o gestión de la calidad total. Ya que estos generalmente son proyectos asumidos para el control y la mejora de la calidad.
Otro propósito es que se evite el desperdicio de recursos, ya que las soluciones ineficaces suelen tener gastos extras. El modelo también se puede aplicar a diferentes entornos comerciales, como el desarrollo de proyectos o productos. También puede ser aprovechado en el ciclo de vida del producto, la gestión de la cadena de suministro, la administración de empresas de transporte, etc.
¿Por qué es importante para tu empresa usar este método?
Por más avanzada y renombrada que sea una empresa o marca siempre hay oportunidades para que se mejore aún más. La clave para continuar con esto es el compromiso por parte del liderazgo. El ciclo de Deming no es un evento aislado, es un método que inicia una y otra vez, adaptándose.
Asimismo, permite al área de logística definir nuevas y mejoradas alternativas de manera constante, que se adapten a los cambios, además del paso del tiempo. Logrando plantear retos continuamente, que permitan renovar de forma gradual las prácticas obsoletas. Porque no hay nada peor que una empresa con potencial pero que no sepa renovarse y evolucionar. Aprovecha esta ventaja metodológica mientras te organizas, implementa el PDCA y observa los diversos beneficios que trae a tu empresa de taxis.
