¿Qué es un Sistema de Gestión de Transporte o TMS? Guía Completa

• Martes, 2 de julio de 2024
• Guía

Un Sistema de Gestión de Transporte, es una herramienta crucial para las empresas que dependen de la logística para la entrega de productos y servicios. A continuación, te ofrezco una guía completa para entender qué es un TMS, cómo funciona, y cómo puede beneficiar a tu empresa.

Contenido

1. ¿Qué es un TMS?
2. Beneficios de un TMS
3. Componentes Clave de un TMS
4. Tipos de TMS
5. Cómo Elegir el TMS Adecuado

¿Qué es un TMS?

Un Sistema de Gestión de Transporte (TMS, por sus siglas en inglés Transport Management System) es una plataforma logística que utiliza tecnología para ayudar a las empresas a planificar, ejecutar y optimizar el movimiento físico de mercancías. Funciona tanto para operaciones entrantes como salientes, y puede abarcar procesos internos y externos.

Beneficios de utilizar un TMS

1. Optimización de Costos: Permite la reducción de costos de transporte mediante la selección de rutas más eficientes y la consolidación de envíos.
2. Mejora de la Visibilidad: Proporciona un seguimiento en tiempo real de los conductores y las mercancías, facilitando una mejor toma de decisiones.
3. Automatización de Procesos: Reduce el tiempo y esfuerzo necesarios para tareas repetitivas como la tarifa del trayecto, asignación de conductores y el despacho de rutas.
4. Mejora del Servicio al Cliente: Asegura entregas puntuales y precisas, visibilidad en tiempo real de sus pedidos, mejorando la satisfacción del cliente.

Componentes Clave de un TMS

1. Planificación de Transporte: Ayuda a seleccionar las mejores rutas y modos de transporte.
2. Ejecución de Transporte: Gestión de órdenes de transporte, incluyendo la generación de documentos necesarios y pruebas de entrega.
3. Seguimiento y Visibilidad: Monitorización en tiempo real de los envíos.
4. Gestión de Excepciones: Manejo de problemas inesperados como reprogramación de envíos, retrasos o daños.
5. Análisis y Reportes: Dashboard con KPIs necesarios para medir el promedio de envíos realizados, promedios de horarios pico de envíos, mapas de calor y análisis para mejorar la eficiencia.

Tipos de TMS

1. On-Premise TMS

Un On-Premise TMS es una solución instalada y operada desde los servidores locales de la empresa. Esto significa que la empresa es responsable del mantenimiento, las actualizaciones y la seguridad del sistema.

Ventajas:

• Control Total: La empresa tiene control absoluto sobre el sistema, lo que permite personalizaciones específicas según sus necesidades.
• Sin Dependencia de Internet: No depende de la disponibilidad de Internet para funcionar, lo que puede ser crítico en algunas operaciones.

Desventajas:

• Costo Inicial Alto: Los costos de instalación y hardware pueden ser significativos.
• Mantenimiento: Requiere personal interno o servicios externos para el mantenimiento y las actualizaciones del software y servidor.
• Escalabilidad Limitada: Puede ser más difícil y costoso de escalar en comparación con soluciones basadas en la nube.

2. Cloud-Based TMS

Un Cloud-Based TMS (o TMS basado en la nube) es una solución alojada en servidores remotos y accesible a través de Internet. Los proveedores de TMS en la nube se encargan del mantenimiento, las actualizaciones y la seguridad del sistema.

Ventajas:

• Accesibilidad: Se puede acceder desde cualquier lugar con una conexión a Internet, lo que facilita la gestión remota.
• Escalabilidad: Fácil de escalar según las necesidades cambiantes de la empresa.
• Costo Inicial Bajo: Generalmente requiere menos inversión inicial ya que no hay necesidad de infraestructura propia.
• Soporte y mantenimiento: El software y servidor reciben actualizaciones y mantenimientos periodicos por parte del Proveedor.

Desventajas:

• Dependencia de Internet: Requiere una conexión a Internet para operar.
• Dependencia del Proveedor: La empresa depende del proveedor para el mantenimiento y las actualizaciones.

Cómo Elegir el TMS Adecuado

• Evaluar las Necesidades de tu Empresa: Analizar el tamaño de la operación, volumen de envíos y requerimientos específicos.
• Considerar la Escalabilidad: Asegurarse de que el TMS pueda crecer junto con el negocio.
• Evaluar la Facilidad de Uso: Preferir sistemas con interfaces amigables y facilidad de uso para asegurar la adopción rápida del personal.
• Analizar la Capacidad de Integración: Verificar que el TMS pueda integrarse con otros sistemas utilizados en la empresa o tenga Integración mediante APIs.
• Evaluar Costo-beneficio: Considerar no solo el costo inicial, sino también los costos de mantenimiento y actualización, asi como el evaluar las mejoras en la eficiencia.
• Soporte 24/7: El soporte por parte del proveedor ante problemas criticos es muy importante, las capacitaciones para el buen uso del sistema y reducir la curva de aprendizaje. 
• Probar el software: Antes de tomar una decisión final, prueba el sistema para asegurarte de que cumple con tus expectativas.

Un TMS es una herramienta esencial para cualquier empresa que maneje envíos de mercancías. Desde la reducción de costos hasta la mejora en la visibilidad y el servicio al cliente, los beneficios son numerosos. La correcta implementación y selección de un TMS adecuado puede transformar la eficiencia y efectividad de las operaciones logísticas.