El mundo digital está cada vez más impulsado por los datos, la industria de taxis no está exenta de esto. Cómo empresas se espera que podamos garantizar la protección y privacidad de la información personal de los clientes. El Reglamento General de Protección de Datos ha traído cambios significativos a las leyes con respecto a esto.
Ya que todo esto puede parecer complejo y es un territorio de arenas movedizas para las empresas quisimos explicarlo. Ahondaremos en los principios clave del GDPR. Ofreciendo orientación sobre cómo puede almacenar y utilizar los datos de los clientes según lo establecido en las leyes. También cubriremos algunos errores comunes que se cometen a menudo y que se pueden evitar.
Principios clave del GDPR
Legalidad, equidad y transparencia, ese es el triángulo sobre el que se basan las nuevas leyes sobre datos. Las empresas de taxis deben asegurarse de tener una base legal para procesar los datos de los clientes. No solo es tener una app o buscar clientes y traerlos, porque posees lugares frecuentes, nombres e inclusive datos bancarios de tus clientes.
El cumplimiento de una obligación contractual o la obtención de un consentimiento explícito es vital. La transparencia, siendo la segunda punta, también es crucial junto a la transparencia. Ya que las empresas deben proporcionar toda la información necesaria a clientes sobre cómo se utilizarán y almacenarán sus datos.
Objetivo que debe perseguir la industria de taxis
Hay un objetivo claro en todo esto, los datos de los clientes recopilados deben usarse sólo para fines específicos y legítimos. Es importante definir claramente estos propósitos antes de iniciar a trabajar como flota. Un ejemplo sería para conocer más el mercado en el que estás empezando, las horas concurridas, lugares frecuentes.
Minimización de datos
Si bien hay que recopilar y almacenar sólo los datos del cliente para los fines de la industria de taxis. Evite la recopilación excesiva de datos, por eso es tan importante la delimitación de lo que funciona y lo que no. Asimismo, se tiene que asegurar en todos los casos de que los datos retenidos sean precisos, además de mantenerlos actualizados
Tiempo de retención
Una vez que se delimitó, borró y guardó la información necesaria queda un paso más. Los datos de los clientes no deben almacenarse durante más tiempo del necesario. Por eso hay que establecer cuáles son los períodos de retención para los diferentes tipos de datos. Elimine de forma segura los datos cuando ya no los necesite y guarde en la nube el resto mientras los necesite.
Seguridad
Implemente medidas de seguridad sólidas para proteger los datos de los clientes de accesos no autorizados, pérdidas o daños. Esto tendría que incluir la encriptación, los controles de acceso, más las copias de seguridad periódicas de los datos. Énfasis en el hecho de que todo esto requiere de la formación de empleados sobre las prácticas de protección de datos.
Errores comunes de cumplimiento
Con la llegada del Reglamento General de Protección de Datos, las empresas de taxis deben cumplir con los estándares de protección de datos. Sin embargo, varios errores comunes pueden obstaculizar sus esfuerzos para lograr el cumplimiento de GDPR. Estos son algunos de los errores más comunes en la industria de taxis y cómo puedes mediar para poder evitarlos.
No obtener el consentimiento cuando se debe
Empezamos con uno de los errores más comunes, no obtener el consentimiento explícito e informado de los clientes. Es un paso que tiene que hacerse antes de recopilar y procesar los datos personales. Por eso es que son importantes los mensajes en ventanas emergentes en páginas o apps. Brindando a los clientes información transparente sobre el propósito y el alcance del procesamiento.
Avisos de privacidad inadecuados
Otro error que suele darse es no proporcionar avisos de privacidad fácilmente comprensibles. Cómo ya explicamos antes, cada mensaje debe expresar claramente las prácticas de recopilación de datos. Con sus propósitos de procesamiento, los períodos exacto en los que se van a retener los datos y los derechos de las personas.
Los avisos de privacidad deben ser fácilmente accesibles, como ventanas emergentes, imágenes centrales en pantalla, etc. Además, todos tendrán que estar escritos en un lenguaje claro y sencillo para garantizar la compresión de todos los usuarios.
Falta de medidas de seguridad adecuadas
Las medidas de seguridad de datos débiles o inexistentes representan un riesgo significativo para el cumplimiento de GDPR. Hay que implementar las medidas técnicas y organizativas adecuadas para proteger los datos. Por eso existen los siguientes pasos esenciales para disminuir el riesgo de filtraciones de datos.
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El cifrado de datos confidenciales.
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La actualización regular de los protocolos de seguridad, con su mantenimiento y revisión periódica.
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La realización de auditorías de seguridad.
Capacitación insuficiente del personal
Un error que puede tener consecuencias a futuro es el no proporcionar una formación integral sobre protección de datos. Cada empleado asignado a ese departamento tiene que manejar el cumplimiento del GDPR. Se debe educar haciendo énfasis sobre sus roles y responsabilidades en el manejo de los datos de los clientes.
Recomendamos organizar sesiones regulares donde se capacite y se hable sobre los programas de concientización. Ya que ambas partes son necesarias para promover una cultura de protección de datos dentro de su organización.
Guardarse las espaldas y respetar al cliente
El cumplimiento de GDPR no solo es una obligación legal en muchos países, sino también una forma de ganarse la confianza del cliente. Tal vez en tu país no lleve ese nombre pero siempre es vital mantener una reputación positiva. Toma las medidas necesarias para proteger la información y defender los principios que ya comentamos. Brinda un servicio seguro mientras escalas en la industria de taxis en un momento más digitalizado.
