Si no le ha sucedido en su negocio, no espere caer en ese error de creer que nunca le sucederá, tome sus precauciones. En caso de que no lo sepa, las consecuencias del fraude en la cadena de suministro pueden ser graves. Sin embargo, muchas empresas someten sus procesos a examen de manera significativa. Las empresas inteligentes tienen prácticas implementadas que les ayudan a identificar y prevenir el fraude.
Muchos resultan ser un blanco fácil de prácticas de fraude o corrupción y algunos deben sufrir las malas prácticas de sus propios empleados. En general llama la atención el escaso interés de algunas empresas por conocer mejor a sus socios e intermediarios comerciales.
Lo ideal para todos es contar con un programa integral de prevención del fraude en el servicio de logística. Uno que comience por identificar el universo de proveedores, que logré evaluar los riesgos de cada caso y que mantenga actualizado el realizar ejercicios de due diligence. La finalidad de esto es reunir y analizar la información pública y privada de las empresas.
Recomendaciones para evitar un fraude en el servicio de logística
En este artículo queremos ofrecerte la siguiente reflexión y recomendaciones para ayudar a tu empresa a abordar el fraude en la cadena de suministro.
Admita que puede tener un problema
El fraude es un tema delicado y la mayoría de los ejecutivos no quiere creer que los empleados o compañeros de trabajo pueden estar actuando de forma poco ética. Sin embargo, es posible que los empleados sean la principal fuente de riesgo de fraude en un servicio de logística, seguida por los proveedores y otras terceras partes.
De hecho, gracias a una encuesta de determinación del Riesgo de Fraude de 2016, se dió a conocer que esto es muy probable y común al parecer.
No salte a las conclusiones
Si su proceso de análisis revela facturas duplicadas, podría haber varias explicaciones. La gente comete errores sin ser deshonesta, así que haga preguntas antes de hacer acusaciones.
En una segunda etapa hay que determinar cuáles serán las dimensiones del programa, así como los recursos humanos y económicos que se le destinarán. Además, con base en el análisis hecho en la primera etapa, es necesario realizar un inventario de proveedores que se monitoree continuamente. Revisando los atributos de que se dieron a los terceros relacionados para verificar que fueron correctamente ponderados en relación con el riesgo que representan
Sea consciente del fraude interno
Muchos profesionales están tan enfocados en la eficiencia operativa que pasan por alto la fuga de utilidades por fraude interno y los riesgos financieros, de marca y de reputación relacionados con las sociedades que forman con sus proveedores. Según cada caso, tienen el objetivo de reunir y analizar la información pública y privada de las empresas, así como de las personas a las que debe darse seguimiento.
En esta tarea es frecuente que se construyan expedientes con información fiscal, financiera y bancaria, noticias o promociones, y posteriormente se archiven sin volverlos a revisar. Por el contrario, los hallazgos de un due diligence deben enriquecerse conforme se profundiza la relación con cada proveedor, incorporando otros informes, auditorías e incluso una evaluación pormenorizada que mantenga actualizado el nivel de riesgo de cada uno
Conozca a sus socios
El aumento de la dependencia en los socios de la cadena de abastecimiento puede dejar a las empresas vulnerables. Tómese el tiempo para investigar a fondo los nuevos proveedores, haga una revisión detallada de sus antecedentes. Así como un mapeo de la relación visual y revisiones de inteligencia de negocios para identificar posibles conflictos de interés, indicadores de tensión financiera u otras tergiversaciones.
Realice evaluaciones regulares
El proceso de aprobación preliminar no debe ser el final de la evaluación de sus proveedores. Los jugadores dentro de la cadena de abastecimiento cambian con frecuencia ya que los empleados van y vienen y los proveedores se compran además de que se venden. Estos sucesos pueden cambiar el cálculo del riesgo de una relación, por lo que las reevaluaciones periódicas son cruciales.
Evalúe los riesgos
Las organizaciones tienen que considerar el fraude que puede atravesar una cadena de suministro como un elemento de una estrategia más amplia para evitar el riesgo de un fraude en el negocios. La mayoría de las empresas están haciendo al menos algún tipo de evaluación de riesgos de la empresa y del mercado de abastecimiento. La extensión de este proceso para incluir el elemento de fraude es un paso natural y necesario.
Ponga los datos disponibles para su uso
Las empresas que tienen un enfoque más proactivo para mitigar el fraude en el servicio de logística, emplean el análisis como parte de su proceso de facturación en curso. Es por eso que se recomienda utilizar los datos ya residentes en sus sistemas de planificación de recursos empresariales para realizar pruebas de fraude y otros análisis que ayuden a identificar la facturación anómala o errónea.
Aproveche las fuentes de datos no estructurados
Las empresas líderes combinan la extracción de datos y la contabilidad forense para ir más allá del análisis de las cuentas por pagar transaccionales comunes. Mediante el uso de fuentes de datos no estructuradas como facturas, correos electrónicos y contratos, las organizaciones pueden identificar los indicadores de fraude. También es necesario que todo negocio de logística tenga visibilidad de abastecimiento.
El fraude no siempre es abiertamente financiero. Las cadenas de abastecimiento de alta tecnología, por ejemplo, no pueden subestimar la amenaza continua de componentes falsificados. La visibilidad de las capas más profundas de la cadena de abastecimiento es fundamental para garantizar la procedencia de los productos de los que usted se está abasteciendo.
Mientras una cadena de suministro se mantenga alerta, todo irá bien
Tres factores contribuyentes están presentes en todas las circunstancias de fraude laboral, de acuerdo con el modelo del triángulo del fraude, son: motivo/presión (necesidad económica percibida), oportunidad (controles internos débiles/falta de supervisión) y racionalización (auto-justificación para cometer fraude).
Una evaluación eficaz de la vulnerabilidad al fraude debe recoger información referente a todas las amenazas potenciales a lo largo de la cadena de suministro. Desde las materias primas hasta el empaquetado del producto alimenticio, el seguimiento proactivo de los incidentes es una actividad esencial para cualquier empresa que se esfuerce por garantizar la integridad y la seguridad de su producto.
