En la industria del traslado de personas, cada minuto cuenta. Si tu empresa aún gestiona reservas, asignaciones y seguimiento de viajes de forma manual, es hora de analizar cuánto tiempo estás perdiendo y cómo un software adecuado puede transformar tu operación.
El tiempo que un operador tarda en gestionar manualmente la reserva, asignación, y seguimiento de un viaje, comparado con el uso de una plataforma integral, puede variar significativamente. Vamos a analizar cada etapa del proceso y comparar ambos enfoques:
Gestión Manual (Sin Software)
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Reserva del Viaje (Por llamada):
- Tiempo estimado: 3-5 minutos por cliente.
- Incluye responder la llamada, recopilar datos del cliente (nombre, punto de origen, destino, horario), confirmar disponibilidad, y registrar la información manualmente.
- Incluye responder la llamada, recopilar datos del cliente (nombre, punto de origen, destino, horario), confirmar disponibilidad, y registrar la información manualmente.
- Problemas comunes: Errores humanos al registrar datos, dificultad para procesar múltiples solicitudes simultáneamente.
- Tiempo estimado: 3-5 minutos por cliente.
-
Búsqueda de Conductores:
- Tiempo estimado: 5-10 minutos por viaje.
- El operador debe contactar manualmente a conductores (por llamada o mensaje), verificar disponibilidad y confirmar quién toma el viaje. En caso de negativa, repetir con otros conductores.
- El operador debe contactar manualmente a conductores (por llamada o mensaje), verificar disponibilidad y confirmar quién toma el viaje. En caso de negativa, repetir con otros conductores.
- Problemas comunes: Alta posibilidad de demoras, ineficiencia si los conductores no responden rápido.
- Tiempo estimado: 5-10 minutos por viaje.
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Seguimiento del Viaje:
- Tiempo estimado: 3-5 minutos por viaje (distribuido durante la ejecución).
- El operador debe rastrear el estado llamando al conductor o cliente para actualizaciones.
- El operador debe rastrear el estado llamando al conductor o cliente para actualizaciones.
- Problemas comunes: Sin herramientas de rastreo en tiempo real, es difícil actuar rápidamente ante retrasos o incidentes.
- Tiempo estimado: 3-5 minutos por viaje (distribuido durante la ejecución).
Tiempo Total por Viaje:
11-20 minutos (en promedio), dependiendo de la complejidad y el tiempo de respuesta de conductores y clientes.
Gestión Automatizada (con Software)
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Reserva de Viaje ( automatizada ): Los usuarios podrán realizar la reserva de viajes mediante App movil, Web, API o WhatsApp.
- Tiempo estimado: Menos de 1 minuto (automático).
- Los clientes pueden ingresar directamente los datos del viaje en la plataforma, que procesa y guarda toda la información de forma inmediata.
- Ventaja: Sin intervención manual, lo que permite al operador atender otras tareas.
- Tiempo estimado: Menos de 1 minuto (automático).
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Asignación de Conductores:
- Tiempo estimado: 1-2 minutos.
- El sistema utiliza un algoritmo para buscar automáticamente el conductor más cercano o disponible, notificando al conductor directamente.
- Ventaja: Evita llamadas innecesarias y asegura una asignación rápida y precisa.
- Tiempo estimado: 1-2 minutos.
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Seguimiento del Viaje:
- Tiempo estimado: 0-1 minuto.
- El operador puede monitorear el viaje en tiempo real desde la plataforma sin necesidad de comunicarse manualmente.
- Ventaja: Información en tiempo real, alertas automáticas para manejar retrasos o problemas.
- Tiempo estimado: 0-1 minuto.
Tiempo Total por Viaje:
2-4 minutos (en promedio), con una reducción significativa del esfuerzo manual.
Comparación General
| Tarea | Manual | con Software | Ahorro |
|---|---|---|---|
| Reserva del viaje | 3-5 min | <1 min | 2-4 min |
| Asignación de conductor | 5-10 min | 1-2 min | 4-8 min |
| Seguimiento del viaje | 3-5 min | 0-1 min | 3-4 min |
| Total por viaje | 11-20 min | 2-4 min | 9-16 min |
Impacto en Operaciones
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Eficiencia Operativa:
- Sin software, un operador puede gestionar 3-5 viajes por hora en condiciones óptimas.
- Con ToolRides, el operador puede gestionar 15-20 viajes por hora debido a la automatización de procesos.
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Escalabilidad:
- El proceso manual se vuelve insostenible con un aumento en la demanda, mientras que el software permite manejar grandes volúmenes sin incrementar proporcionalmente los recursos humanos.
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Reducción de Errores:
- El software minimiza errores en la asignación, seguimiento, y registro, mejorando la experiencia del cliente.
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Costo Operativo:
- Menos tiempo por operador significa que puedes manejar más viajes con menos personal, optimizando costos.
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