Son muchas las compañías que tienen los viajes corporativos como rutina, ya que necesitan buscar proveedores, hablar con clientes, entre otras diligencias. En una encuesta realizada por la Global Business Travel Association, se llegó a la conclusión de que las reservas corporativas aumentarán el próximo año.
Sabemos que organizar viajes de trabajo requiere mucho tiempo y planificación, además de cubrir con las políticas de la empresa. También puede ser agobiante ver tantas rutas, tarifas y posibilidades de transporte, para luego tener que coordinar los itinerarios de viaje de los empleados. Es por todo esto que decidimos ofrecerte consejos donde te explicamos cómo optimizar estas gestiones al máximo.
¿A qué se le llama gestión de viajes?
Recibe este nombre la organización que se le da especialmente al nicho de viajes empresariales. Esta intenta cubrir por completo las necesidad que pueden darse, como las reservas, las tarifas, horarios, tipo de vehículo, entre otros. Todo en función de evitar afectar o alterar en lo más mínimo la productividad.
Por estas razones es que las compañías buscan con cuidado a quién contratan, ya que les cuesta anualmente una cantidad cuantiosa de dinero. Por lo que como empresa deberás optimizar la planificación y asegurar que todas las necesidades de los empleados se cubren durante el trayecto. Sabiendo que se requerirán medios de transporte eficientes que ahorren tiempo y minimicen los gastos.
Consejos de oro para tus viajes corporativos
La digitalización ha acortado las distancias, reduciendo la necesidad de trasladarse de un lugar a otro para hacer negocios. Sin embargo, el ser social que caracteriza al hombre hace difícil superar por completo el requerir de contacto físico para llegar a acuerdos. Así que, aqui tenemos estos consejos para lograr trasladar a los empleados sin que se vuelva una pesadilla.
Calcula los gastos con anterioridad
Actualmente hay una ventaja significativa en materia de viajes corporativos y son las empresas de taxis que trabajan con apps. Estas te permiten tener a la mano las tarifas según las distancias y puedes hacer todas las reservas desde el inicio. Así sabrás qué presupuesto deberás tener, además de que los trabajadores solo deberán esperar por su vehículo sin preocuparse.
Otra opción es asociarse con alguna empresa de transporte directamente, que te permita revisar las facturas reales de cada viaje. En ToolRides hacemos apps o apartados específicos para este tipo de cliente. Así se puede manejar mejor la logística de los viajes tanto para los conductores como para quienes los solicitan.
Evita los gastos innecesarios
Intenta que si vas a reservar sitios para hospedaje y transporte se hagan con la máxima antelación posible. Será un alivio tener todo ya arreglado, pero sobre todo se evitará pagar sobreprecio, en especial en materia de posadas y hoteles. De hecho, si haces presupuestos estimados de distintas opciones puedes elegir según la rentabilidad.
Inclusive, si no se quiere invertir tiempo en la organización existen agentes especializados que cumplen con las políticas de viajes corporativos. Ellos se ocupan de no solo generar reducciones de costos, sino que también optimizar las relaciones comerciales cumpliendo con las políticas de viaje.
Establece unas sólidas políticas de viaje
Asegúrate de que cada uno de los que viajará conozca previamente la política de viajes. Que sepa cómo deben comportarse a nivel de hospedaje, las reglas de la empresa de transporte que se usará. Ya que deben cumplir y seguir las normas establecidas para no exceder el presupuesto del viaje o evitar malos entendidos.
Dar responsabilidad a tus empleados
En caso de que no puedas encargarte de la logística, ni contratar una agencia podrías confiar en tus empleados. Ofréceles autonomía, para que reserven y se organicen les puedes facilitar listas que estén dentro del presupuesto o que ya sean de confianza. Para que por ejemplo puedan escoger la opción para dormir, Airbnb, hotel, etc; comer, comida rápida, vegana, o desplazarse, en tren, taxis, entre otros.
Da seguimiento a las rutas
Ya te mencionamos que hay empresas de taxis que te brindan accesos personalizados por medio de softwares. Con ellos podrás monitorear durante todo el trayecto a tus empleados y revisar las rutas para conseguir solucionar de forma rápida cualquier imprevisto. Así que, en materia de transporte, te recomendamos irte por esta opción que es más segura, además de eficiente.
Se inteligente con las ubicaciones
Es indispensable escoger una ubicación que facilite toda la movilización que tienen que realizar tus empleados. Escoge el sitio de alojamiento más cercano y disponible al lugar donde se den las reuniones. Seguidamente busca que la forma de transportarlos tenga GPS para escoger las rutas o que sea de la zona.
Apuesta por lo ecoamigable
Siempre que puedas, intenta antes de empezar un viaje buscar medios de transporte con menos huella de carbono. Son muchas las empresas que trabajan de forma activa para reducir las emisiones de CO₂ generadas durante los trayectos. Esto no quiere decir que serán menos eficientes, solo es una ayuda al planeta por el mismo servicio al que optas.
Gestiones de salud
Por último, pero no menos importante ya que es vital, tenemos las gestiones de salud. Las personas que vayan a viajar deberán estar sanos y con la llegada de la pandemia es cada vez más necesario. La empresa por su parte deberá estar atenta ofreciendo los cuidados de alimentación o seguridad según se requiera.
A viajar seguros y organizados
Aplicando estas estrategias y consejos, las empresas podrán reducir el estrés a niveles mínimos, lo que resultará en una mejor productividad. Por otro lado, es esencial comprender que como empresas se deben crear enfoques equilibrados para una gestión optimizada de sus viajes.
Hay que siempre velar por cubrir tanto las necesidades de los empleados, como por las demandas corporativas, que son los objetivos por los que se dan dichos traslados. El mejor consejo que tenemos es que permitas que se dé el espacio para el diálogo dentro de la empresa. Solo así se comprenderán las dificultades y podrán ser exitosos cada uno de los viajes corporativos que planifiques.
