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Si operas una empresa habilitada de transporte especial de pasajeros en Colombia, tu día no se parece al de una central de taxis. No vendes viajes a quien pase, sino rutas y servicios a contratantes: colegios, empresas, hospitales, alcaldías, operadores turísticos. Colombia es el segundo país de origen de los operadores que nos escriben, y los de transporte especial repiten los mismos puntos: contratos, FUEC, planillas, cobro a la empresa, control de quién subió y quién no. Esta guía explica qué debe resolver el software en esa operación y cómo evaluarlo.
Qué exige la normativa y qué implica para el sistema
El servicio público de transporte terrestre automotor especial está regulado en el Decreto 1079 de 2015, modificado por el Decreto 431 de 2017. Dos artículos marcan la operación diaria. El 2.2.1.6.3.1 obliga a que los contratos se numeren de forma consecutiva por la empresa y contengan unos elementos mínimos. El 2.2.1.6.3.3 obliga a que el conductor porte durante todo el servicio el extracto del contrato, el FUEC, cuya expedición reglamenta la Resolución 6652 de 2019 del Ministerio de Transporte. La Superintendencia de Transporte ha sancionado a empresas por prestar servicios sin ese documento a bordo.
Para el software esto significa que el servicio no es la unidad básica: el contrato lo es. Cada ruta, cada viaje y cada vehículo deben colgar de un contrato numerado con un contratante identificado, con vigencia y con los vehículos y conductores vinculados. Un sistema pensado solo para despachar taxis no tiene dónde guardar eso.
Cinco funciones que separan un software de transporte especial de pasajeros de uno de taxis
- Empresas contratantes como entidad propia, con áreas o sedes, centros de costo y personas autorizadas a pedir servicios. El colegio, la mina o la alcaldía existen en el sistema antes que el viaje.
- Servicios programados y recurrentes: la ruta escolar de lunes a viernes a las 6:10 se crea una vez y se genera sola, con el vehículo y el conductor asignados.
- Aprobación y trazabilidad por contratante: quién pidió el servicio, quién lo autorizó y a qué centro de costo se carga. Esto es lo que después sostiene la factura frente al cliente.
- Cobro por período: el contratante no paga cada viaje; recibe un estado de cuenta quincenal o mensual con todos los servicios del período, y la empresa lo cruza con el contrato.
- Registro de pasajeros a bordo en rutas de personal y escolares, con el conductor marcando abordaje en su app, para responder cuando un padre o un jefe de recursos humanos pregunta si alguien viajó.
Cómo se estructura la facturación centralizada a varios contratantes lo explicamos en cómo estructurar un servicio corporativo con facturación centralizada, y cómo mantener el control cuando los convenios se multiplican, en gestionar múltiples convenios corporativos.
Cómo evaluar un proveedor: la lista que usan los contratantes
Los contratantes grandes, en especial los públicos, piden evidencia. Antes de firmar con una empresa de transporte especial revisan puntualidad, cumplimiento de rutas, estado de los vehículos y capacidad de reporte. Lo describimos en qué indicadores revisan las empresas antes de contratar un proveedor. El software debe poder producir esos indicadores sin trabajo manual:
| Lo que pide el contratante | Qué debe entregar el sistema |
|---|---|
| Puntualidad por ruta | Hora programada frente a hora real de inicio y fin, por servicio y por período |
| Quién viajó | Lista de pasajeros abordados por servicio, marcada desde la app del conductor |
| Qué vehículo y qué conductor | Placa, conductor y documentos vigentes asociados al servicio |
| Cuánto debo y por qué | Estado de cuenta por período con el detalle de servicios, por área y centro de costo |
| Seguimiento en vivo | Enlace de seguimiento del vehículo compartible con el coordinador del contratante |
Ejemplo: una empresa con 35 vehículos y cuatro contratantes
Imagina una empresa de transporte especial en el Valle de Aburrá con 35 vehículos entre vans y busetas, dos colegios, una empresa industrial con turnos y un contrato con una entidad pública. Son unas 110 rutas semanales fijas más servicios ocasionales. Con planillas, al cierre del mes dos personas dedican tres o cuatro días a reconstruir qué se prestó, cruzarlo con cada contrato y armar las cuentas de cobro; los reclamos por servicios «no prestados» se resuelven por teléfono y memoria. Con los contratantes, rutas y servicios en el sistema, el estado de cuenta de cada uno sale el primer día del mes con el detalle por servicio, y la discusión con el colegio sobre si la ruta del 14 salió o no se cierra con la hora de inicio y la lista de abordaje registradas. El ahorro no es solo de días administrativos: es la factura que se cobra completa y a tiempo.
Dónde entra ToolRides
ToolRides se usa en operaciones de transporte corporativo y de personal en varios países de la región, además de centrales de taxi. Para transporte especial, la plataforma maneja empresas cliente con áreas, centros de costo y aprobación de viajes, pago corporativo a crédito y cobro a empresas por período, y un panel de cuentas corporativas desde el que el coordinador del contratante pide y revisa sus servicios. Los viajes programados se autodespachan y el conductor recibe la ruta en su app. Puedes ver el alcance completo en software para empresas de traslado corporativo. Un punto a tener claro: ToolRides no emite factura electrónica fiscal; entrega el estado de cuenta detallado con el que tu sistema contable factura.
Preguntas frecuentes
¿El software genera el FUEC?
El FUEC lo expide la empresa habilitada según la Resolución 6652 de 2019, con la información del contrato, el vehículo y el conductor. Lo que debe hacer el software es tener esa información organizada por contrato numerado, de modo que el extracto se arme con datos del sistema y no de una planilla paralela.
¿Sirve el mismo sistema para rutas escolares y para transporte de personal por turnos?
Sí, si trabaja con servicios recurrentes por contratante. La ruta escolar es un servicio fijo de lunes a viernes; el turno industrial es el mismo concepto con otros horarios y otros pasajeros. Lo que cambia es el contratante y el centro de costo, no la mecánica.
¿Puedo cobrar a cada empresa a fin de mes y a los pasajeros ocasionales en efectivo?
Sí. El pago corporativo a crédito se acumula en el estado de cuenta del contratante, mientras un servicio ocasional se cobra en efectivo o en línea al pasajero. Ambos quedan en la misma liquidación del conductor.
¿Qué pasa con los vehículos vinculados de terceros?
El sistema registra cada vehículo y cada conductor con sus documentos y vigencias, sea propio o vinculado, y los asocia a los servicios. La liquidación al propietario del vehículo vinculado sale del mismo registro.
