Procurar que tu servicio de taxis esté controlado en materia de facturas no es una labor sencilla. Gestionarlas es vital para que la organización y registros del negocio no se vuelvan un desastre. Tanto así que se vuelve un pilar dentro de las empresas que puede mantenerlas firmes o hacerlas caer.
Hoy día, la facturación ha cobrado una dimensión totalmente diferente a través de la automatización con tecnologías como los ERP o los CMS. La organización de las facturas por supuesto ofrece múltiples ventajas, entre ellas las de rendir el tiempo que sabemos que vale oro. De manera que, ¿cuáles son en realidad los pasos para lograr que sea eficiente y que no se pierda nada en el proceso?
¿Cómo conseguir la gestión ideal de facturas?
El Observatorio Nacional de Tecnología y Sociedad o ONTSI de España mostró sus datos. En el 2021, más de un 52% de las empresas utilizaban algún tipo de sistema ya automatizado para la gestión de facturas. Igualmente, en América Latina los datos que lanza la International Data Corporation o IDC son muy similares. Ya que afirmaron que un 50% de las compañías se han lanzado a la automatización.
Tecnología en tu servicio de taxis en pro de la numeración
Para los sectores tributarios de los distintos países, ya sea en Europa o en Latinoamérica, mantener enumeradas en orden las facturas es fundamental. Se debe seguir un orden cronológico, evitando que se acumulen torres de papeles que cada día aparecen. Ya que esta suele ser la mayor razón de extravío de material de facturación importante.
Cada una de las facturas debe ser única en su año fiscal, totalmente coherente con la fecha y el número emitido. La organización es fundamental para la gestión dentro de tu servicios de taxis. Ya que mantener una rutina y seguir una metodología evita que haya facturas que se dejen sin emitir o registrar. Lo cual podría ocasionar grandes problemas a corto o largo plazo en tema de pagos de impuestos.
La digitalización de procesos como mano derecha
Como ya habíamos nombrado anteriormente, en la tecnología puede encontrarse un recurso muy útil. Porque esto vuelve los procesos mucho más eficientes al permitirnos ahorrar tiempo y evitar errores de la mano de obra humana. Cuando contamos con una plataforma, ERP o cualquier otra automatización que nos permite llevar un control de la numeración, es más sencillo.
Los programas o plataformas que ayudan en estos casos cuentan almacenamiento en la nube seguro e incluso planificar para hacer un envío automático. Así, tras el fin de cada periodo fiscal, no se tendrá que volver a temer la pérdida de facturas o su mal desarrollo.
Beneficios de la digitalización de facturas
A pesar de que puedan parecer obvias, nombraremos las principales ventajas de digitalizar tus facturas. La mejor opción es obtener un programa de gestión documental, nunca te arrepentirás de invertir en él. Ya que no solo te facilita el trabajo, mejor aún, se evita correr el riesgo de ser manipuladas de forma manual. Esto podemos basarlo en 3 puntos, optimización, metadatos y firma electrónica.
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Supone un nivel de avance en la transformación digital gracias a sus posibilidades. Que logra cambiar el proceso de gestión documental y el aprovechamiento de las tecnologías.
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Simplifica la contabilización de facturas, brindando la posibilidad de escanear la documentación directamente.
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Su carácter electrónico facilita el teletrabajo, que satisface una demanda de los servicios de factura electrónica que el Covid-19 ha disparado.
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La digitalización de facturas permite ahorrar un 67% de los costes que eran inyectados anteriormente al personal, según datos publicados en 2020.
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Aumenta los niveles de productividad, debido a que evita la movilización del personal en tareas relacionadas con el papeleo, positivo para un servicio de taxis.
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Ahorra tiempo gracias a la gestión rápida y eficiente, así como la reducción al mínimo de demoras en el traspaso de documentos y realización de pagos.
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Encontrar sin problemas las facturas requeridas por la administración o por un cliente. De esta manera, es posible hacer consultas rápidas en cualquier momento y dispositivo.
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Su valor es irrefutable cuando se maneja con la legislación y sustituye a la factura física a todos los efectos. Que es el temor de muchos empresarios que no están acostumbrados a estos sistemas.
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Mejora el orden y la disponibilidad de los datos para ser consultados al momento en que se necesiten.
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Da cabida la incorporación de los datos al sistema de facturación electrónica.
Es importante dejar de pensar que se trata de un proceso laborioso, porque facilitarles es la misión vida de la digitalización. Lo que sí es verdaderamente costoso es invertir demasiado tiempo y recursos en la gestión pudiendo digitalizarlas automáticamente. Teniendo en cuenta que la gestión documental no es un sistema caro de implantar, al contrario, sirve para ahorrar a mediano y largo plazo.
Cómo realizar una gestión de facturas efectiva de tus viajes corporativos
Uno de los mayores gastos de muchas empresas en el mundo está relacionado con los viajes corporativos de jefes y empleados. Esta es una inversión de dinero hay que justificar y declarar ante el fisco cada año. Antiguamente, solo había una manera de regular esta salida de dinero, guardar cada una de las facturas a mano. Cruzando los dedos para que no se hubiera perdido ninguna y comenzar a introducir todos los datos manualmente.
Sencillo y práctico es lo que necesitas
Olvídate ya de todos esos informes manuales, apuesta por la tecnología gracias a la opción de gestión de facturas. Empieza ya a digitalizar tus facturas, ahorra tiempo y dinero. Tu servicio de taxis está a unos pocos pasos de ser la empresa optimizada que requiere este nuevo año, permite el cambio.
