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Si tienes una empresa de transporte especial, de taxis o de transporte de personal en Colombia, el PESV no es opcional. La Ley 1503 de 2011 lo exige y la Resolución 40595 de 2022 define cómo se diseña, se implementa y se verifica. Este artículo explica en qué nivel queda tu empresa, qué pasos aplican, qué evidencia debes guardar y qué parte de esa evidencia puede salir del sistema con el que despachas.
Qué es el PESV y quién debe tenerlo
El Plan Estratégico de Seguridad Vial es el instrumento con el que una organización identifica sus riesgos viales y define cómo los controla. La obligación está en el artículo 12 de la Ley 1503 de 2011, modificado por el artículo 110 del Decreto Ley 2106 de 2019.
La norma alcanza a toda entidad, pública o privada, con una flota superior a 10 unidades, o que contrate o administre personal de conductores. Cuentan los vehículos propios, los de contratistas y los de trabajadores, y los conductores sin importar la forma de contratación. Un operador de transporte especial con vans afiliadas entra casi siempre.
- No necesita aval: la ley dice que en ningún caso el PESV requerirá aval para su implementación.
- Se articula con el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST).
- Una empresa nueva tiene un plazo máximo de un año desde su constitución para diseñarlo e implementarlo.
Niveles del PESV según la Resolución 40595 de 2022
La Resolución 40595 separa a las organizaciones por misionalidad. Las empresas de transporte terrestre automotor tienen umbrales más bajos que las de otras actividades, porque conducir es su operación principal.
| Nivel | Flota (empresas de transporte) | Conductores | Pasos que aplican |
|---|---|---|---|
| Básico | 11 a 19 vehículos | 2 a 19 | 18 de 24 |
| Estándar | 20 a 50 vehículos | 20 a 50 | 22 de 24 |
| Avanzado | Más de 50 vehículos | Más de 50 | 24 de 24 |
Si la flota te ubica en un nivel y los conductores en otro, la resolución es clara: se aplica el más alto. Una empresa con 40 vans y 55 conductores en dos turnos queda en nivel avanzado, aunque la flota sola la dejaría en estándar.
Los 24 pasos del PESV en cuatro fases
La metodología sigue un ciclo de planear, hacer, verificar y mejorar. Estas son las fases y los pasos que más tocan la operación diaria de una empresa de transporte.
- Planificación (pasos 1 a 8): líder del PESV, comité de seguridad vial (desde nivel estándar), política, diagnóstico, evaluación de riesgos, metas y programas de riesgos críticos.
- Implementación (pasos 9 a 19): plan anual, formación, plan de emergencias viales, planificación de desplazamientos, inspección y mantenimiento de vehículos, contratistas y archivo documental.
- Seguimiento (pasos 20 a 22): indicadores y reporte de autogestión, registro estadístico de siniestros (solo avanzado) y auditoría anual.
- Mejora (pasos 23 y 24): acciones correctivas y mecanismos de comunicación con los conductores.
El paso 8 es el que más pesa para un operador. Pide programas para controlar la velocidad, controlar la jornada, las horas de conducción y el descanso, prevenir la distracción y aplicar cero tolerancia al alcohol. La resolución cita el GPS, el tacógrafo o el computador a bordo como herramientas para medir la velocidad. El diagnóstico del paso 5 pide además la vigencia del SOAT, de la revisión técnico-mecánica y de la licencia de cada conductor.
Quién verifica el PESV y qué pasa si no cumples
Según la Ley 2050 de 2020, la verificación corresponde a la Superintendencia de Transporte, a los organismos de tránsito o al Ministerio de Trabajo. El Decreto 1079 de 2015 reparte la tarea: la Supertransporte verifica a las empresas de transporte público de radio de acción nacional y los organismos de tránsito a las de radio municipal, distrital o metropolitano.
Para las empresas de transporte, el Decreto 1252 de 2021 remite al régimen sancionatorio de la Ley 336 de 1996. En la práctica, el riesgo también es comercial: los contratos con mineras, petroleras y entidades públicas piden el PESV y sus indicadores como requisito. El contexto del transporte especial, con el FUEC y la habilitación, está en software para transporte especial en Colombia.
Ejemplo: la evidencia de una empresa de 40 vans
Una empresa de transporte especial con 40 vans y 55 conductores hace dos servicios por van al día, entrada y salida de turno, 26 días al mes. Son 2.080 servicios mensuales. Al estar en nivel avanzado, debe medir indicadores y llevar el registro estadístico de siniestros.
| Paso del PESV | Evidencia que se pide | Cómo se obtiene |
|---|---|---|
| 5. Diagnóstico | Vigencia de licencias, SOAT y revisión técnico-mecánica | Ficha de cada conductor y vehículo con sus documentos |
| 8. Velocidad y jornada | Control de velocidad y de horas de conducción | Recorrido GPS de cada servicio y hora de inicio y fin |
| 12. Emergencias viales | Plan de respuesta y registro de eventos | Alertas SOS con hora y ubicación |
| 15. Desplazamientos | Planificación de los viajes laborales | 2.080 servicios programados con conductor y vehículo |
| 20. Indicadores | Medición periódica del plan | Reportes de servicios por conductor, vehículo y cliente |
Con planillas, esa evidencia se arma a mano cada vez que llega una auditoría. Con un sistema de despacho, la mayor parte ya existe porque es el mismo registro con el que se asignó el servicio. La tarea de mantener el orden con flotas grandes la tratamos en control de conductores en una flota de 100.
Dónde entra ToolRides
ToolRides es un software de despacho y transporte corporativo de marca blanca. Registra conductores con sus documentos, programa servicios con anticipación y los asigna a conductor y vehículo, muestra cada unidad en tiempo real y guarda el recorrido. La app del conductor tiene botón SOS y los reportes salen por conductor, vehículo y empresa cliente. Lo detallamos en gestión de conductores y en software para traslado corporativo.
ToolRides no reemplaza el PESV. No registra inspecciones preoperacionales ni mantenimientos, no bloquea conductores por horas de manejo y no envía alertas de exceso de velocidad. Esos controles siguen en el plan de la empresa. Cómo se reparte la responsabilidad con el cliente en otros países de la región lo explicamos en duty of care en el transporte de personal.
Preguntas frecuentes
¿Qué empresas están obligadas a tener PESV?
Toda entidad pública o privada con más de 10 vehículos, automotores o no, o que contrate o administre conductores. Lo dice el artículo 12 de la Ley 1503 de 2011, modificado por el Decreto Ley 2106 de 2019.
¿El PESV se debe registrar o aprobar ante una autoridad?
No necesita aval para implementarse. La autoridad competente verifica que esté diseñado, implementado y con evidencia, por lo que el registro de cada paso es lo que te protege en una visita.
¿Cómo sé si mi empresa de transporte es nivel básico, estándar o avanzado?
Cuenta la flota, incluida la de contratistas, y los conductores, incluidos los que no tienen contrato laboral. Si cada cifra te ubica en un nivel distinto, aplica el más alto.
¿Un software de despacho cumple el PESV por sí solo?
No. Aporta evidencia de los pasos de diagnóstico, desplazamientos, emergencias e indicadores, pero la política, el comité, la formación y el mantenimiento son responsabilidad de la empresa.
