Los resultados de una encuesta mostraron que la mayoría de los clientes no se sienten seguros cuando viajan, tanto dentro del país como fuera del mismo. La puntuación de seguridad en los viajes dentro del país es más elevada, mientras que la puntuación internacional es aún más baja.
Cuando la seguridad personal está en riesgo, resulta difícil alcanzar los objetivos empresariales de forma adecuada. Además, las empresas tienen el deber y la responsabilidad legal de proteger a sus empleados cuando los envían a realizar viajes de trabajo. Por lo tanto, las organizaciones deben tomar todas las medidas necesarias para mitigar los riesgos y garantizar la seguridad de sus viajeros corporativos.
Con implementar los siguientes consejos podrás garantizar la seguridad de tus empleados en los viajes.
Tener una política de seguridad en viajes
Los empleadores son responsables de mitigar el riesgo que corren los viajeros de negocios durante sus viajes. Por lo tanto, es necesario que existan protocolos y procedimientos estándar que los empleados deben seguir para garantizar la seguridad de los viajeros.
Una política de seguridad en viajes corporativos es una documentación de toda la capacitación, protocolos, recomendaciones de viaje y recursos que la empresa debe implementar en su programa de gestión de viajes de negocios. Además, la política también incluye:
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Evaluaciones de riesgo de los países
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Información sobre aduanas
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Instrucciones para garantizar la seguridad de los viajeros durante el viaje
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Instrucciones para encontrar apoyo sanitario durante emergencias
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Documentos de viaje necesarios
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Pautas de embalaje
Es fundamental que todos los empleados consulten la política de seguridad en viajes de su empresa. Esto para garantizar un viaje de negocios seguro. Además, es responsabilidad de la empresa mantener la política actualizada con información actual para evitar el acceso a información desactualizada.
Realice una evaluación de riesgos previa al viaje
Se realiza una evaluación de riesgos previa al viaje para identificar y estimar los riesgos que puede enfrentar un viajero de negocios durante su viaje. Esto se hace para desarrollar consejos y estrategias de seguridad para viajes de negocios que minimicen o eliminen situaciones de riesgo para el viajero.
La magnitud del riesgo al que se enfrenta cada viajero en un determinado viaje es diferente debido a las diferencias de edad, género y otros problemas de salud. Por lo tanto, es necesario comunicar los riesgos al viajero de antemano para que esté al tanto y pueda comentar sus puntos de vista y preocupaciones al respecto.
Algunos de los principales riesgos que se deben analizar antes de que un empleado realice un viaje de negocios son:
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Riesgos asociados a la seguridad (disturbios civiles, leyes locales impredecibles, tasa de criminalidad de la ciudad, seguridad del hotel, conocimiento de las políticas de seguridad por parte de los viajeros, etc.)
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Salud y estado físico del viajero (condiciones médicas, nivel de condición física, si un empleado puede viajar durante períodos prolongados, accesibilidad a asistencia médica, etc.)
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Preocupaciones medioambientales (alteraciones climáticas, alergias a los viajeros relacionadas con el clima, riesgos de desastres naturales, etc.)
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Riesgos de transporte (condiciones de la carretera, conocimiento de los viajeros sobre conducir en un lugar determinado y requisitos de licencia de conducir, etc.)
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Preocupaciones relacionadas con el género (si el itinerario del viaje es seguro para las mujeres que viajan)
Para ayudarle a analizar mejor los riesgos relacionados con el viaje, es necesario crear una lista de verificación de evaluación de riesgos de viaje. Esta debe contener preguntas esenciales sobre el destino, la salud, la capacitación en emergencias y la seguridad de los datos. Puede pedir a sus empleados que completen la lista de verificación y realicen una evaluación de riesgos exhaustiva en función de sus respuestas.
Educa a tus viajeros
Cuando se trata de seguridad en viajes de negocios, no basta con enviar un documento con consejos de seguridad para viajes corporativos a sus empleados. Es posible que no lo entiendan o que se salten secciones importantes. Por lo tanto, es esencial educar a sus viajeros sobre los protocolos y políticas de seguridad.
Puede realizar sesiones de capacitación, compartir videos de demostración y conversar sobre la seguridad de los empleados antes de enviarlos a un viaje de negocios. Esto garantizará que los protocolos de seguridad se comuniquen con claridad.
Proporcionar capacitación sobre seguridad en viajes corporativos
Como gerente de viajes, debe capacitar principalmente a sus empleados para evitar cualquier situación potencialmente riesgosa. Sin embargo, en caso de que se enfrenten a alguna amenaza, deben estar bien preparados para tomar la mejor decisión de seguridad en ese momento. La capacitación en seguridad ayuda a los empleados a adquirir conciencia de la situación y a aprender cómo reaccionar en casos de emergencia, como un desastre natural, un accidente o inestabilidad civil.
Otra forma de ayudar a los empleados a agudizar sus habilidades de toma de decisiones es presentarles una situación peligrosa simulada y preguntarles cuáles serían sus próximos pasos. Esto los desafía a pensar de manera rápida y crítica sobre el mejor curso de acción a seguir y después puede hacer un informe con ellos para ver si tomaron la decisión correcta e informarles cuáles serían los mejores pasos a seguir en tales circunstancias.
De hecho, existen diversos métodos de capacitación que puede utilizar para preparar mejor a sus empleados, según la situación que desee que puedan manejar. Los ejercicios de conciencia situacional, por ejemplo, ayudarán a aumentar sus habilidades de evaluación e interpretación para que puedan lidiar con los riesgos de manera más eficaz.
Proporcione a sus empleados una lista de verificación de seguridad para viajeros
Una lista de verificación de seguridad en viajes ayuda a sus empleados a repasar los consejos esenciales de seguridad en viajes corporativos para garantizar su seguridad antes de partir hacia su viaje de negocios.
Algunos puntos clave de la lista de verificación son:
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Seguro de viaje
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Pautas de seguridad para viajes terrestres (por ejemplo, conducir automóviles de alquiler)
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Copia de seguridad de documentos de viaje
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Protocolo para buscar atención médica de urgencia
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Lista de artículos relacionados con la seguridad que se deben empacar
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Números de contacto de emergencia
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Validez del pasaporte
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Un suministro suficiente de los medicamentos necesarios
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Cualquier advertencia de viaje para el destino
Proporcionar una lista de verificación de seguridad para viajeros es fundamental, no sólo porque mejora la experiencia del viajero, sino que también contribuye a su bienestar y seguridad durante el viaje.
Contrate un seguro de viaje de negocios para viajeros
El seguro de viajes de negocios es fundamental para proteger a los viajeros de negocios de cualquier posible pérdida o daño que puedan sufrir durante su viaje. Algunas categorías que suelen estar cubiertas incluyen cancelaciones o retrasos importantes de vuelos, gastos médicos accidentales, pérdida de equipaje facturado, robo, costos de evacuación de emergencia y responsabilidades legales.
Algunos programas de seguro de viaje también incluyen asistencia las 24 horas del día, los 7 días de la semana y evacuación médica de emergencia, lo que los convierte en un recurso aún más valioso para los viajeros de negocios. Como resultado, los gerentes de viajes aprovechan cada vez más estos beneficios y externalizan estos servicios para garantizar la seguridad en los viajes de negocios mientras sus empleados están fuera en viajes de negocios.
En última instancia, el seguro de viaje brinda a los viajeros de negocios la tranquilidad de que sus pérdidas serán compensadas, lo que les permite concentrarse en sus viajes corporativos.
